おはようございます。目黒区の司法書士・行政書士の増田朝子です。
ご依頼人から、受領証の内容の確認に時間がかかったよ、言われたことがありました。
そのご依頼人には、受領証を同封して書類を郵送しました。
受領証には４つ程度の項目を記載していました。
そのうちの一つは、「登記識別情報通知」。
登記識別情報通知がどんなものであるかということは、司法書士にとっては常識中の常識です。
たとえば権利の登記が完了し、司法書士から郵便が届いて、その中に不動産登記権利情報と書かれた表紙の冊子が入っていた。
冊子をひらけば、登記識別情報通知がどれであるかは、司法書士にはあたりまえ。
一方、ご依頼人の中には、登記識別情報を初めて見る方もいます。
どれが登記識別情報通知かすぐに分からず、時間がかかってしまったのかもしれません。
自分のせいでご依頼人の貴重な時間を奪ってしまったと、大変申し訳ない気持ちになりました。
そのことをきっかけに、自分の中のあたりまえを全部消去して書類を受け取る方は全く何も分からないことを前提に、どうすれば確認しやすいかを考えるようになりました。
例えば、今は送付状や受領証で書類をお送りするときは、以下のようなことをしています。
・書類は、必ず送付状や受領証に記載した順序で重ねること
・登記識別情報のように冊子の中に入っているものについては、目立つように付箋をつけておくこと
・署名捺印をいただく書類があるときは、該当箇所に付箋を貼る、鉛筆で囲む、メモをつけること
・送付状や受領証をチェックリスト形式にすること。
・返送していただく書類があるときは、当方からお送りしたチェックリストを使用していただき、ご依頼人の送付状作成の手間を省くように努めること
私の場合、意識しないと、、、徹底できない気がします💦
ご依頼人が私にお仕事をご依頼されるのは、ご自分でやるよりも早いから、ご自分の時間を節約したいから、ということも重要な要素一つです。
私も、自分にとって時間が一番貴重だと思っています。
同時に、ご依頼人の貴重な時間を奪ってはいけないと、強く思うようになりました。
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