おはようございます。 

目黒区目黒本町(学芸大学)の女性司法書士・行政書士の増田朝子です。

 

長いお正月休みでした。

始まる前は、あれもやろう、これもやろうと考えておりました。

もちろん、遊びもそうですが、この機会に、事務所内の業務効率化につながることをしたいと思っておりました。

 

その一つに、郵便物の管理方法を改善したいということがありました。

仕事が増えるにつれ、郵便物の量もどんどん増えています。

 

色々考えていくうちに、バーコードリーダーが頭に浮かびました。

 

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依頼者が増えるごとに、郵便物も増える一方です。

 

司法書士業務支援ソフトの権には、郵便物(レタパ)を管理する機能があります。

レタパの追跡ができる機能は、権のお気に入りの機能の一つです。

 

当事務所では、レタパの追跡番号の読み取りに、バーコードリーダーを利用しております。

忙しい時、追跡番号の入力は、地味に面倒。

バーコードリーダーを使えば入力の間違いもなく、本当に便利です。

使っていない方はすぐに購入をお勧めします。

(以前ブログにも記載しました。)

 

ところで、昨年11月頃から、事務所に届く郵便物の記録を残してみようということになりました。

権では、追跡番号を把握している郵便物の管理はできますが、そうではなくて、事務所に到着する郵便物の管理をするのです。

担当者が不在の時でも、郵便の記録をもう少し把握したいとの希望でした。

 

あまり詳細な記録は必要なく、法務局からレタパ青または赤、長3封筒で謄本など、角2で金融機関が何通届いたのかとか。

最低限の情報だけでよいが、これをどうやって、残すか。。。

 

ふと、バーコードリーダーのことが頭に浮かびました。

 

郵便の追跡バーコードを読み取るみたいに、ピッと楽にできないものか。

そもそも、なぜバーコードにバーコードリーダーの光を当てると、該当箇所に、追跡番号が入るのか。

 

そんな疑問に取りつかれてしまって、バーコードリーダーのことで頭がいっぱいになりました。

こうなると、悪い癖で、納得するまで調べ続けることになります。

 

色々調べてみると、バーコードリーダーとは、ずばりキーボード入力の代わり、とのことです。

予め決められたバーコードの情報(数字や記号)を、キーボード入力の代わりに、入力できるツール。

わかりました。

 

では、バーコードは、作れるのか。色々種類があるけど、どれが使えるのか。

バーコードは、ネットで検索すれば、無料で自力で作成することができます。

【無料】複数一括でバーコード(一次元コード)を作成する | QR TOOL

 

あれこれ考えて、エクセルでちょっとした管理表を作りました。

 

バーコードは、郵便物の種類に合わせていくつか作りました。

入力は、権でレタパの追跡番号の読み込みに使っているバーコードリーダーで行います。

 

自作のバーコードを12桁の数字にすれば、レタパのバーコードと設定が同じで、読み込めるのではないか。

試しに自作したバーコードを、バーコードリーダーでピッとやると、エクセルには必要な情報が入りました!

やった!大満足です♪

 

こうして、お正月休み中、結構な時間を費やすことになりました💦

 

こうした調べものの癖は、きっと仕事の方の役にも立っているはず、と信じております(笑)。

 

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