おはようございます。目黒区の司法書士・行政書士の増田朝子です。
1か月半ぶりの更新になってしまいましたが、おかげ様で毎日忙しい日々を送っています。
気が付けばもうすぐ事務所を移転してから１年になります！
昨年の６月１５日、奇跡の大開運日（！）に事務所を移転しました（その時の記事はこちら→★）。
事務所のハード面がやっと落ち着いた今、ソフト面の充実についていろいろ考えています。
その一つは、事務所内マニュアルやチェックリスト作りです。
開業当時、事務所内マニュアルが必要（重要）とは思ってもみませんでした。
一人だしな、、、と。
一人だったら、、、
思い通りに自由に決めればいい、それできめ細やかなサービスができる、そう思っていました。
ただ、仕事が増えると、１つの案件に割ける時間が少なくなり、その「思い通り」にやるのがだんだん難しくなってきました。
そもそも、「思い通り」ってなんだろう、お客様に対するサービスにばらつきがあっていいのか。
「思い通り」が毎回バラバラだと、非効率で時間がかかっている気がしました。
私が目指している「思い通り」「きめ細やかなサービス」ってなんだろう。
結局、自分の中で整理できていなければ、ご依頼人に提供したいサービスも曖昧です。
そう思い、自分のやり方についてきちんと説明できるように、各種マニュアルや業務フローを作り始めました。
マニュアルにするためには自分の業務のやり方についてよく考える必要があり、考えることでいろいろ業務改善のアイデアが浮かんできました。
マニュアル作りは意外と時間がかかります💦
ただ、しっかり考えておけば、優柔不断で迷っている無駄な時間が大いに省ける気がしました。
出来上がったマニュアルは、さっそく入所してくれたスタッフに使ってもらうことにしました。
あってよかったと言ってもらえましたし、マニュアルがあれば教える方も、教わる方もストレスが半減できる気がします♪
以前、マニュアルもなく、あいまいな指示しか出せないのに、仕事が進まない状態のスタッフに対してイラついていたことがありました。。。
今思えば、自分が説明できない仕事について、スタッフにスピードや完璧を求めるのは間違いでした。
マニュアル作りを通じて、まずは自分が、仕事のやり方についてしっかり考えたいと思います。
ところで、とりあえず作成したマニュアルは、完璧ではなく、分かりづらい点や改善すべき点がまだあります。
これからもマニュアルは改善して、より良いものにしていきたいと思っています。
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