おはようございます。目黒区目黒本町（学芸大学）の女性司法書士・行政書士の増田朝子です。
９月１日は大安ということで、事務所も忙しい一日でした。
さて、当事務所は、遺産承継業務に力をいれています。
常に複数の遺産承継業務のご依頼がありますが、個々の遺産承継業務を「プロジェクト」と呼んで管理しています。
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遺産承継業務は、預貯金の解約や金融機関と不動産の名義変更手続きだけではありません。
通常は、付随して被相続人名義の公共料金等の停止、カード類の解約や、還付金の受領等、各種の手続きをご依頼いただきます。
遺産承継業務をやり始めた当初は、一度に取り扱うご依頼も１～2件程度と少なかったので、特に混乱することはなかったのですが、最近では複数のご依頼が同時並行して動くようになって、何をどこまでやっているのかの、進捗の管理が必要だと感じるようになりました。
遺産承継業務は、スタッフと分業して行っているため、事務所内で、共通に管理する必要があります。
それも一目瞭然に管理したい。
そこで、最近は、遺産承継業務はプロジェクトとして、「プロジェクトチャーター」というエクセルの管理表を作成して管理をしています
プロジェクトチャーターは、個々の遺産承継手続きにつき、１つずつ作成しています。
この中身はというと、
シートの１枚目には、必要な手続きを列挙し、その着手や完了の記録をし、
２枚目以降については、個々の手続きの対応状況を、細かく具体的に記録しています。
具体的な記録とは、日付、相手先、事務所で対応した人、対応の内容（郵送物を発送した、受け取った、電話を掛けた、電話を受けた等）、およびやり取りの内容などです。
細かく記録することで、進捗状況が事務所のだれでもわかります。
ご依頼人から進捗の確認があったときでも、プロジェクトチャーターの記録に基づいてご説明することができます。
また、一番いいのは、別の遺産承継業務のがあったときに、この経験を役立てることです。
プロジェクトチャーターは、当事務所のオリジナルです。
既製品の財産管理ソフトもありますが、私はオリジナルの方が気に入っています。
洗練されているとはいいがたいのですが、これからも改良して、いずれは、ご依頼人への報告資料に使えたらいいと思っています。
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