おはようございます。目黒区の司法書士・行政書士の増田朝子です。
死亡している役員の変更登記をしたい、とご依頼を受けることがあります。
その役員が、死亡したのが最近であればいいのですが、代表者からみてご親族でもない第三者であって、死亡したのもかなり前だったりすると、ちょっと厄介です。
役員の死亡による登記には、死亡を証する書面として、戸籍（除籍）謄本や死亡記載ある住民票を添付します。
これらの書類が死亡した役員のご親族から入手できれば楽なのですが、死亡後時間が経って役員のご親族とも疎遠になっていると、誰に頼んでいいのか分からない場合もあります。
ところで、役員変更登記のためであれば、住民票や戸籍等は司法書士の職務上請求書で取得することも可能です。
ただし、死亡から時間がたっていると、住民票は区役所では5年で廃棄されてしまいますし、会社が役員の本籍地まで知っていることもまれではないでしょうか。
また、登記簿には住所氏名しか記載なく、会社も役員の個人情報も管理してなかったりで、死亡した役員の生年月日が分からないケースもあります。
そうなるとあとは、登記簿上の住所をたよりにお便りをだして、ご親族に死亡届の提出のお願いをするなどです。
死亡届は役員が死亡した年月日が分かればいいので、簡単なもので大丈夫です。
ご親族にお書きいただくだけで、他の特別な書類の取得もお願いしなくても大丈夫なので、一番頼みやすいです。
ところで、こうやって後から色々調査するのが大変なことを考えると、役員の就任時にある程度の本人確認情報を貰っておくということが大切な気がします。
商業登記も最近は役員の就任時に本人確認書類を添付するようになりましたが、とても理にかなっています。
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