おはようございます。目黒区の司法書士・行政書士の増田朝子です。
新規で商業登記のご依頼があった場合、ご依頼をいただいた会社に、まず必ずご用意していただくものがあります。
それは、以下の３点セットです。
①会社謄本
会社の基本情報を把握するためお送りいただきます。
古ければ、最新の登記情報をとって確認します。
②定款
会社の登記をするのであれば、会社の規則である（現行）定款は必ず確認させていただきます。
ただ、多くの会社では、本店移転やら目的変更などで定款変更をしても、設立時の原始定款を会社の現行「定款」と考えていて、変更が反映されていないことがほどんどです。
謄本と突き合わせしながら、内容を確認します。
なお、当事務所で設立登記をさせていただいた会社から、後日定款変更がからむ登記のご依頼があった場合は、必ず変更を反映した定款を作成しなおしてお渡しするようにしています。
また、会社法に対応していない原始定款などは、この機会に変更をお勧めすることもできます。
③法人税申告書別表２（同族会社等の判定に関する明細書）（又は株主名簿）
中小企業では株主の変動も少なく、株主名簿を備えているところはまれだと思います。
その場合、税理士が作成する法人税の申告書別表２を見るのが株主の把握には一番確実だと思います。
これをいただいておくと、株主リストの作成も楽ですね。
もちろん、最新の別表２が作成されてから時間が経っている場合は、株主の変動がないか確認した方がいいです。
ちなみに、同族会社だと代表取締役＝株主だったりしますが、登記簿上の代表取締役の住所が変更されていても、別表２の方が変わっていないことも結構あります。
住所変更登記は簡単なので、税理士も司法書士も関与なく会社自身で提出していることも多いからです。
その場合は、税理士に変更してもらうようにお願いしています。
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