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おはようございます。
目黒区目黒本町（学芸大学駅エリア）の女性司法書士・行政書士、増田朝子です。
相続・遺言・終活サポートを中心に、地域の皆さまの安心のための法務サービスを行っています。

会社登記をご依頼の方のために、当事務所でできること


当事務所では、会社設立や役員変更などの会社登記のご依頼をいただくことがあります。

登記のご依頼をいただいたお客様とやり取りをする中で、「登記が終わった後に、こういう情報もあると分かりやすい」「こういう形で書類をまとめてお渡しすると、後で困りにくい」と感じることが増えてきました。

今回は、会社登記をご依頼いただいた方のために、当事務所で行っている工夫についてご紹介します。

法人番号が分かるようにしてお渡ししています

会社設立登記をご依頼いただいたお客様から、登記完了後に「法人番号を教えてください」とご連絡をいただくことが何度かありました。

法人番号とは、法人に付される13桁の番号です。
登記事項証明書に記載されている「会社法人等番号」と名前が似ていますが、内容は少し異なります。

こうしたお問い合わせが多いということは、会社設立後に税務署や金融機関などで手続きをする際に、法人番号を確認する場面が意外と多いのかもしれません。

会社の設立登記が完了すると、ほどなくして国税庁の法人番号公表サイトでも、その会社の法人番号が確認できるようになります。

そこで当事務所では、設立登記をご依頼いただいたお客様に対し、このサイトでご依頼先の会社の法人番号が確認できるページをプリントしてお渡しすることにしました。
ちょっとしたことではありますが、設立後の手続きを少しでもスムーズに進めていただければと思っています。

設立関係書類を一冊のファイルにまとめてお渡ししています

また、会社設立からしばらく経った後に、「会社の定款が見当たらない」「どこに保管したか分からなくなってしまった」というお話を伺うことがあります。

設立時には、定款のほかにもさまざまな書類が作成・交付されるため、他の資料に紛れてしまいやすいのかもしれません。

そこで当事務所では、設立登記の際に作成・入手した書類を一冊の「設立関係書類ファイル」にまとめて、ご依頼者にお渡ししています。

必要な書類を後から探しやすくしておくことで、金融機関での手続きや各種届出、将来の役員変更や本店移転などの際にも役立ちます。
設立時だけでなく、その後の会社運営も見据えて、分かりやすく保管していただける形を意識しています。

役員の任期と次回の役員変更時期を記載してお知らせしています

会社の役員には任期があります。
以前は、法律上、取締役は2年、監査役は4年とされていましたが、会社法の施行後は、一定の会社では最長10年まで任期を伸ばすことができるようになりました。

そのため、会社ごとに自由に任期を設定できるようになった一方で、任期を長くした結果、役員変更登記の時期を失念してしまうケースも増えたように感じます。

中小企業では、日々の営業や本業に注力する中で、法令順守に関する事務がどうしても後回しになってしまうことがあります。
その結果、役員変更登記をすべき時期を過ぎてしまう、いわゆる任期懈怠の状態になってしまうこともあります。

司法書士としては、顧問先でない限り、すべてのご依頼先の任期を継続的に管理することは簡単ではありません。
当事務所のような小さな事務所では、なおさら限界があります。

そこで最近は、ご依頼いただいたお客様へ書類を返却する際の送付状に、「次回の役員改選時期についてのご案内」として、その会社の定款上の役員の任期（たとえば5年）と、次回の役員変更の目安時期（たとえば令和11年5月末頃）を記載してお送りするようにしています。

本来、こうしたことは会社ご自身で把握しておくべき事項ではありますが、実務上は見落とされやすい部分でもあります。
少しでも会社運営の助けになればという思いで、このようなご案内を行っています。

登記の完了後も、分かりやすさを大切にしています

会社登記は、申請して終わりではありません。
設立後や変更後に必要になる情報や書類を、どれだけ分かりやすくお渡しできるかも大切だと感じています。

当事務所では、登記手続そのものだけでなく、その後にお客様が困りにくいように、できる限り分かりやすくお返しすることを心がけています。

これから会社設立を予定されている方や、会社の役員変更などをご検討中の方は、どうぞお気軽にご相談ください。

 

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